Planera ditt deltagande

Här guidar vi dig till ett lyckat mässdeltagande, och att ni förhoppningsvis får ut maximal effekt av ert mässdeltagande.

Det är viktigt att ni före mässan sätter mål och att ni anpassar era inbjudningar, montern, aktiviteter, monterágerande, uppföljning och utvärdering så att ni lättare når dessa mål. Genom mässan kan ni bevisa att det ni säger i er marknadsföring faktiskt stämmer.

Mässdeltagande ger affärer, - affärer ger jobb!

1. Ta kommandot över ert mässdeltagande!

Genom att från början ta kommandot över ert mässdeltagande har ni stora chanser att lyckas på mässan.
Utse en mässansvarig och om ni är flera bestäm er för en intern mässorganisation där ni från början bestämmer vem som gör vad.
Sätt mål och planera deltagande i detalj. Vi pratar om före, under och efter mässan.

Vad kan vi lova och hur kan vi hålla vad vi lovar?
Hur skall vi utvärdera vårt mässdeltagande?
Hur skall vi utforma vår monter och vad skall vi kommunicera (budskapet)?
Hur får vi rätt besökare att komma till oss i vår monter?
Hur skall vi dra nytta av mässans alla andra aktiviteter?
Dresscode och välkomnande monteragerande?
Vilka skall genomgå mässutbildningen? (Svar: alla förstås!)

Formulera er dröm/vision för det bästa som skulle kunna hända er genom ert deltagande på företagarforum 2010.

2. Överträffa förväntningarna!

Många kommer tyvärr igång alldeles för sent med sin mässplanering. För de flesta ser planeringen ut enligt följande; boka monter, vi skall bjuda in, vi skall möblera montern, vi skall bemanna montern, och sedan då?

Börja i tid, bestämer er för att sticka ut, för en monter som ser ut som alla andra kommer man inte ihåg. Var genuin så upplevs både monter och företaget som mer relevant för en besökare. Du måste erbjuda lösningar på besökarens problem, visa att just ert företag kan vara den nya partnern eller leverantören av tjänst eller produkt.
Ett monterbesök för alla sinnen är inte fel att ha som ledstjärna, ju starkare intryck får er monterbesökare.

Tänk på att det är kombinationen av alla insatser som ger helheten, montern, inbjudan, välkomnandet, aktiviteter, löftet och uppföljningen!

3. Krängare eller säljare?

Hur trött är man inte på alla krängare? Man kan inte ha mer än ett telefonabonnemang.
Se upp så att ni inte blir betraktade på samma sätt som vi idag betraktar alla dessa krängare. Man slutar aldrig att förvånas över de säljmetoder som tillämpas.

Ni vill inte och har troligtvis inte heller kapacitét att ta emot alla som passerar er monter. Då gäller det att få besök av de riktigt viktiga besökarna. Ni skall självfallet jobba med inbjudningar. Skaffa er blivande eller nuvarande kund flera anledningar att besöka företagarforum. Skicka inte ut för många inbjudningar, massdistribution är svårt att mäta och hantera på en mässa. Skall ni locka med en present om de besöker er och tar med inbjudan?

Syns man inte finns man inte!
Det gäller att skapa uppmärksamhet så att besökarna känner till att ni skall ställa ut, och att de blir intresserade av att besöka just er monter. Då handlar det inte bara om hur inbjudan ser ut. Det är minst lika viktigt att synas i mässtidningen som sprids i 120.000 exemplar i Dalarna och Gästrikland tisdag den 5 oktober. Har ni något nytt och intressant att berätta, se till att få en artikel skriven om er genom att skriva en pressrelease.
Kom ihåg att en mässinbjudan påverkar även kunder som inte kommer till mässan, ni uppfattas som ett aktivt företag och ni har därmed en naturlig anledning att ta kontakt efter mässan.

Var tydlig i all er kommunikation innan mässan!

4. Vägen till Företagarforum 7-9 oktober 2010

Här beskriver vi några enkla steg och hållpunkter på vägen mot ditt deltagande;

1. Direkt ni skrivit på kontraktet om deltagande på Företagarforum skall ni berätta på er egen hemsida att ni skall delta. Företagarforum lägger upp er som nytillkommen utställare.

2. Låt era säljare, representanter och övriga i personalen berätta för era kunder om ert kommande mässdeltagande.

3. April-juni erbjuds ni deltagande på Företagarforums mässutbildning, - delta!

4. Före midsommar och sommarsemestrar skall era viktiga målgrupper ha nåtts av budskapet, droppbrev, vykort eller flyers med budskapet; "Boka in 7-9 oktober"

5. Före sommarsemestern; Inbjudningar, pressreleaser, annonser, mail och allt annat marknadsföringsmaterial inför mässan skall vara klart, lämnat till tryck mm.
När ni kommer tillbaka efter semstern kan ni i lugn och ro sjösätta alla marknadsinsatserna för maximal utdelning av mässdeltagandet.

6. Mitten av augusti (skolstarten) skickas inbjudningar, pressreleaser mm ut.

7. Mitten av september, 2-3 veckor innan mässan börjar ni telefonbearbeta kunderna som ni verkligen vill ha dit. Inbjudningar och bokning av frukostseminariebiljetter, lunchseminarie.

(På Företagarforum erbjuds ni en rad specialaktiviteter såsom frukost- eller lunchseminarie. Det är tillfällen då du kan bjuda in 1 eller 2 kunder per säljare, att utanför montern möta kunderna i mässmiljön på tu man hand.)

8. Mässan har öppnat och du kan fortfarande bjuda in, det är aldrig för sent.

9. Hitta på idé eller aktivitet som gör att ni blir intressanta för mässarrangören.

10. Se till att synas!

5. Monterplanering

Vad vill ni att man skall få för uppfattning om ert företag?
Genom åren har man sett de flesta varianter av montrar. Många gånger har man snålat på antalet kvadratmeter, laddat montern full med utrustning, möbler och material.
Vi vill ge dig det enkla tipset att vara sparsam med allt detta. Det är ni, dvs monterpersonalen som gör arbetet och som det hänger på om ni lyckas eller inte.

Ljuset är mer betydelsefullt än vad du tror. Sparsamt med innehåll och ytor för att på de ca 60 sekunder du kan få för en behovsanalys hos besökaren för att få han/henne att stanna upp lite längre och lyssna till vad ni har att erbjuda. Att kunna bjuda på något är aldrig fel. Du kanske skulle byta ut sött godis mot nyttliga frukter?

Företagarforum kommer att kunna erbjuda ca 4 mötesplatser (monterytor) dit du kan gå för ett lugnare samtal i enskildhet med en kund som ni behöver mer tid för.
Utöver detta finns givetvis torget med kafé- och restaurangutbudet. Seminarierum för 3-40/50 personer finns också att hyra.

Att arbeta i montern innebär hårt arbete och det är ni som står i montern som skall bevisa att det ni säger i er marknadsföring stämmer överens med verkligheten. Allt ni gör i montern påverkar ert varumärke, så trötta och utarbetade monterarbetare är det inte tal om.
Ni får mycket mera detaljer på mässutbildningen, men att redan från början tänka i banor av monterschema, vilopauser, enskild- eller arbetsfrukost, lunch och kaffepaus skall också med i den planeringen. (Företagarforum erbjuder en utställarlounge dit bara utställare är välkomna för en stunds rekreation och påfyllning av energi).

Dresscode, att inte äta i montern, att inte ha egna interna möten, biltelefoner mm är viktiga delar i ert monteragerande.

Det personliga mötet är nyckeln/verktyget i ett monterarbete, och enligt expertis och vetenskap fördelar sig intrycken på följande sätt;

55% av det uppfattade budskapet kommer ifrån det visuella kroppspråket såsom gester, ansiktsuttryck, klädsel mm.

38% kommer från tonläge, röst, tempo, dvs hur orden framförs.

7% uppfattas av budskapet från de faktiska orden som framförs.

Alltså 93% är beroende på kroppspråk och annat och inte av vad du säger!